5 coisas importantes a considerar ao trabalhar em casa devido ao COVID-19

Mar 26, 2020

O Covid-19 fez do trabalho remoto uma opção viável para a continuidade dos negócios com o fecho das cidades. Aqui estão 5 coisas importantes a considerar.

5 coisas importantes a considerar ao trabalhar em casa devido ao COVID-19
Photo by Christin Hume on Unsplash

[Nota: Este artigo é uma tradução para português  do artigo original publicado pela June Bolneo da Work Remote]

O trabalho remoto ou “trabalhar de casa” já existe há muitos anos, mais precisamente, desde os anos 90 quando o teletrabalho foi introduzido no Japão. No entanto, o conceito ganhou maior força nos últimos 2 anos.

Nas últimas semanas, o Coronavírus tornou o trabalho remoto uma opção viável para as empresas continuarem a funcionar, à medida que as cidades entraram em quarentena para garantir a saúde e a segurança dos cidadãos e cidadãs. Milhares de pessoas estão forçadas a trabalhar em casa sem formação e orientação.

Como promotora desse movimento através da Grow Remote e alguém que trabalha remotamente há quase uma década, gostaria de partilhar algumas das nossas melhores práticas sobre o assunto.

Também gostaria de aproveitar e dizer às pessoas que o trabalho remoto não é bom apenas quando há uma pandemia que ameaça matar todas as pessoas no planeta. Em geral, é bom por muitas razões, como por exemplo oferecer-nos flexibilidade que contribui para um bom equilíbrio entre vida profissional e laboral ou termos menos emissões de carbono, pois há menos carros nas ruas e menos escritórios a ser usados. Esses são apenas alguns dos muitos benefícios que tentamos mostrar às pessoas há anos.

Portanto, para aqueles que estão a começar a trabalhar remotamente, aqui estão algumas coisas importantes a serem consideradas enquanto estiverem a trabalhar em casa devido ao COVID-19.

1.) A Rotina

Em geral, os nossos cérebros adoram consistência e rotinas. O ato de ir trabalhar ( que por exemplo pode incluir: acordar, tomar café, tomar banho, vestir a roupa de trabalho, deslocar-se para o trabalho) muda o nosso estado mental de “estou em casa” para “estou no trabalho”.

É por isso que a maioria das pessoas pensa que é mais produtiva no escritório porque é capaz de experimentar a transição e isso muda o cérebro do modo "casa" para o "trabalho.

Quando estamos a trabalhar em casa, as coisas podem ser mais complicadas. Tecnicamente, não estamos a “deslocarmo-nos” para a sala de estar ou para a mesa do escritório. A nossa mente e corpo não passam pela mesma transição, especialmente quando o "escritório" fica a apenas 2 metros de distância. Assim é importante criar uma rotina que simule algo semelhante ao dia de trabalho normal. Por exemplo:

Ir para o trabalho:

  1. Acordamos.

  2. Bebemos um café.

  3. Tomamos banho.

  4. Vestimos a roupa do trabalho.

Vamos para o posto de trabalho dentro de casa.

Dessa forma, o nosso cérebro terá tempo para processar que agora vamos trabalhar, mesmo que não vamos ao escritório. Isso permitirá que a nossa mente e corpo mudem de modo para nos prepararmos para o trabalho. E a mesma coisa acontecerá no final do dia. Para que a nossa mente mude de "trabalho" para "casa", devemos criar uma rotina — também semelhante ao que fazemos quando trabalhamos no escritório. 

O que poderia ser algo como isto:

 Sair do trabalho:

  1. Guardar todos os ficheiros.

  2. Fechar todas as páginas web.

  3. Fechar todos os programas.

  4. Desligar o computador.

  5. Deixar o posto de trabalho escolhido dentro de casa.

Todo este processo replica cenários semelhantes ao que fazemos no escritório, o que permitirá que a nossa mente e corpo passem pela transição de terminar o dia.

Também devemos agendar intervalos para almoço e café e fisicamente sair do posto de trabalho durante esses períodos.

Obviamente, este é apenas um exemplo e podemos ter diferentes tipos de rotinas exclusivas a cada um de nós, mas a mensagem chave é que nós precisamos destas rotinas. Caso contrário, é muito fácil sentirmo-nos pouco produtivos e sobrecarregados, porque a nossa mente não consegue perceber se deve relaxar ou trabalhar, pois não há uma divisão clara entre os dois momentos.

2.) O ambiente de trabalho

Já falámos sobre rotinas e mencionámos o teu posto de trabalho.

Este ponto é muito importante e deve ser uma das nossas principais prioridades assim que começarmos a trabalhar em casa. A nossa força de vontade é finita e acaba rapidamente para a maioria das pessoas. Mesmo que digamos a nós mesmos que vamos trabalhar e ser produtivos, se o nosso ambiente de trabalho é barulhento, cheio de distrações e uma confusão no geral, facilmente nos vamos sentir frustrados e incapazes de trabalhar. É por isso que precisamos de usar o ambiente a nosso favor e não contra nós.

Preparar o ambiente de trabalho para o sucesso pode significar usar uma sala à parte, separada por uma porta para que as pessoas não possam simplesmente entrar e interromper quando estivermos focados no trabalho. Outra opção é colocarmos uma mesa de canto onde possamos trabalhar longe de distrações.

As organizações governamentais têm diretrizes sobre como configurar um bom posto de trabalho em casa, o que pode pressupor uma avaliação prévia sobre condições de segurança. Aqui está um bom exemplo de uma lista de autoavaliação da cidade escocesa Falkirk.

Se não for possível cumprir todos os passos, pelo menos, verifiquemos se possuímos pelo menos um espaço exclusivo, longe de distrações como a televisão, do frigorífico ou de outras pessoas na casa. O objetivo disso é garantir que podemos concentrarmo-nos e trabalhar confortavelmente durante o horário definido. E acima de tudo, estabelecer limites com as pessoas com quem vivemos. É importante comunicar o horário de trabalho para que não sermos perturbados durante esse horário, a menos que seja necessário.

3.) A comunicação

A comunicação em equipa será posta à prova ao trabalharmos remotamente. Quando trabalhamos em um escritório, bastar aproximarmo-nos da pessoa quando temos uma pergunta ou deslocarmo-nos ao escritório da mesma quando precisamos de um documento, mas pode ser um desafio fazer o mesmo a trabalhar online.

É importante comunicar com frequência e qualidade. Da mesma maneira, é importante que todos os membros da equipa saibam como alcançar os outros e as ferramentas adequadas para cada tipo de comunicação.

Quanto mais simples for o processo de comunicação mais fáceis serão as coisas.

É uma pergunta rápida? Ou uma explicação longa e detalhada?

Talvez seja mais rápido falar por telefone ou talvez seja melhor uma videochamada cara a cara, especialmente para tomar decisões importantes.

Aqui estão os métodos de comunicação mais usados durante o trabalho remoto:

Chat

Email

Voz

Vídeo

Gestão de Projeto

Ao conversarmos e darmos instruções a outras outras pessoas é necessário estarmos conscientes da importância de sermos pacientes. O que dizemos pode ser entendido de várias maneiras. É fundamental ter a certeza que a outra pessoa entendeu e vice-versa, assegurarmo-nos se entendemos o que a outra pessoa nos está a dizer. Neste sentido trabalhar remotamente exige mais esforço, mas com o tempo todos poderemos dominar esta competência.

4.) Os Processos

Agora que já falámos sobre rotina, ambiente de trabalho e comunicação, passamos para os processos - como exatamente realizar o nosso trabalho?

Os processos tornam as coisas escaláveis, repetíveis e replicáveis. A maioria das pessoas pensa que os processos são apenas sobre como fazer as coisas. Mas, se trabalharmos em uma organização ou empresa, devemos saber como o nosso trabalho encaixa no cômputo geral. Para simplificar as coisas, pensemos dessa maneira:

O que é preciso ser feito?

Como é que isso é feito?

Quais são as ferramentas necessárias para fazer isso?

Quando deve ser feito?

Quem faz isso?

Porque estamos a fazê-lo?

Os processos são criados para tornar as coisas repetíveis e replicáveis - para o caso da pessoa encarregada não poder trabalhar em um determinado dia, alguém com as mesmas competências pode intervir e executar as tarefas necessárias.

Essas coisas devem ser documentadas internamente e partilhadas com as pessoas envolvidas ou, em alternativa, podem ser passíveis de partilha instantaneamente, se necessário.

Para aceder aos detalhes técnicos da documentação do processo, aqui está um guia muito completo sobre como documentar os teus processos.

5.) As Ferramentas

Por fim, vamos falar sobre as ferramentas disponíveis.

As nossas ferramentas são decisivas no nosso trabalho - computadores lentos, conexões de Internet fracas, cadeiras desconfortáveis e softwares complicados podem frustrar-nos e prejudicar a nossa produtividade.

Apesar destas coisas poderem parecer pequenas com o tempo poderão afetar a maneira como trabalhamos. Por isso, tratemos de não as ignorar. Investir nestas ferramentas vale a pena porque tornam o nosso trabalho eficiente. Se voltarmos desde o início deste artigo, podemos ver que tudo está ligado:

Ferramentas necessárias para preparar o teu ambiente de trabalho:

Computador / portátil

Mesa e cadeira

Teclado e rato

Monitor extra, se necessário

Headphones

Ferramentas para comunicar 

Slack ou Skype para chat (ou chamadas de voz e vídeo também)

Gmail/ Outlook para emails

Telefone para chamadas de voz

Zoom para videochamadas (e para acesso remoto ao computador do colega de trabalho)

Asana ou Trello para gestão de projetos

Ferramentas Necessárias para Documentar Processos

Confluence

Creately ou Lucidchart

Wikis

Microsoft ou Google Docs

 Ferramentas Adicionais 

VPNs para segurança (ExpressVPN, CyberGhost, IPVanish, Hotspot Shield, Private Internet Access)

Armazenamento em cloud de documentos e outros arquivos (Google Drive, Dropbox, OneDrive)

Time Trackers (Toggl, Timedoctor, Hubstaff)

Other Tools You Might Need For Work

Além das ferramentas que mencionei acima, é possível que existam outras ferramentas específicas para as tuas tarefas, no entanto, estas são as mais básicas a conhecer.

Em conclusão, trabalhar remotamente ou trabalhar em casa não é algo misterioso que apenas algumas pessoas conhecem — é, acima de tudo, sobre ter as ferramentas certas e poder comunicar bem com as pessoas com quem trabalhamos. É sobre uma cultura de confiança, clareza e algum grau de transparência.

Imagine uma empresa que é tão bem organizada, tão transparente e com membros de equipa que comunicam tão bem e confiam uns nos outros para concluírem as tuas tarefas em tempo útil que podem praticamente trabalhar em qualquer lugar.

Se precisar de mais ajuda com a transição da tua empresa para o trabalho remoto, entre em contato connosco. A WorkRemote é membro da Grow Remote, uma organização sem fins lucrativos dedicada a educar indivíduos e empresas sobre o trabalho remoto.